Polityka prywatności FlowMind

Ta polityka wyjaśnia, jak FlowMind Technology Sp. z o.o. („FlowMind”, „my”) przetwarza dane osobowe osób odwiedzających flowmind.technology i www.flowmind.technology, kontaktujących się z nami, reprezentujących naszych klientów i partnerów oraz korzystających z naszych produktów. Obejmuje FlowMind Sales Agent wraz z Customer Care Agent („CCA”) oraz R‑TAPS, obejmujący planowanie produkcji APS, obsługę wykonania produkcji MES i zarządzanie jakością QMS.

Nie wszystkie opisane moduły i integracje muszą być aktywne w danym wdrożeniu. Przetwarzanie związane z modułem dotyczy Cię tylko wtedy, gdy moduł jest udostępniony i używany w Twojej organizacji. Polityka nie oznacza, że każda instalacja działa w chmurze ani że FlowMind otrzymuje wszystkie dane znajdujące się w systemie klienta.

W przypadku danych przetwarzanych na zlecenie klienta ten dokument opisuje rolę FlowMind i ogólne działanie usługi. Nie zastępuje informacji o prywatności udzielanych przez klienta jego pracownikom, kontaktom handlowym i innym osobom. Nie stanowi również zgody na marketing ani umowy powierzenia przetwarzania danych.

Administratorem danych przetwarzanych dla własnych celów opisanych w tej polityce jest FlowMind Technology Sp. z o.o., pl. Jana Pawła II 19 lok. 48, 50-136 Wrocław, Polska, KRS 0001223592, NIP 8971967134, REGON 543996884.

Kontakt w sprawach prywatności i wykonywania praw: kontakt@flowmind.technology. Możesz również napisać na wskazany adres rejestrowy spółki. Adres biura i kontaktu handlowego: Wrocławski Park Technologiczny, budynek BETA, ul. Klecińska 125, 54-413 Wrocław, Polska.

Sprawy ochrony danych obsługujemy pod powyższym adresem e-mail. Jeżeli wyznaczymy inspektora ochrony danych, opublikujemy jego dane kontaktowe w tym miejscu.

Jako administrator określamy cele i sposoby przetwarzania niezbędnego do prowadzenia strony, obsługi zapytań i naszych relacji umownych, zarządzania kontami i dostępem do usług, rozliczeń, własnego marketingu oraz ochrony naszych usług i dochodzenia roszczeń. W tych sprawach odpowiadamy bezpośrednio na żądania dotyczące danych.

Gdy udostępniamy lub obsługujemy Sales Agenta dla klienta, co do zasady przetwarzamy na jego udokumentowane polecenie dane jego potencjalnych klientów, kontrahentów, kontaktów, korespondencji, kalendarzy i CRM. Klient określa cel działań handlowych i jest administratorem tych danych. Analogiczna zasada dotyczy danych produkcyjnych, jakościowych, pracowniczych i operacyjnych powierzonych nam przy obsłudze R‑TAPS. Jeżeli klient sam działa na zlecenie innego administratora, FlowMind może być dalszym podmiotem przetwarzającym.

Zakres dostępu, instrukcje, podwykonawców, bezpieczeństwo, pomoc w wykonywaniu praw oraz zwrot i usunięcie danych określa umowa powierzenia zgodna z art. 28 RODO i dokumentacja danego wdrożenia. Sam zakup licencji lub instalacja lokalna nie daje FlowMind automatycznie dostępu do danych. Dostęp może wynikać np. z uzgodnionego hostingu, zdalnego wsparcia, integracji lub przekazania materiałów do diagnostyki.

Role wynikają z rzeczywistych działań, a nie wyłącznie z nazwy umowy. Jeżeli wykorzystywalibyśmy dane powierzone do odrębnego, własnego celu, wymagałoby to osobnej oceny podstawy prawnej i odpowiedniej informacji dla osób, których dane dotyczą.

Strona, zapytania i prezentacje: dane kontaktowe, imię i nazwisko, firma, stanowisko, adres e-mail, telefon, treść wiadomości oraz informacje podane w formularzach, kalkulatorach lub podczas prezentacji. Mogą to być informacje o wielkości zakładu, liczbie pracowników i maszyn lub potrzebach biznesowych, jeżeli pozwalają powiązać dane z konkretną osobą.

Konta i obsługa klienta: identyfikatory użytkownika i organizacji, role i uprawnienia, dane uwierzytelniania, wybrany język i ustawienia, historia akceptacji dokumentów i zgód, zgłoszenia do wsparcia oraz związana z nimi komunikacja. Przy rozliczeniach przetwarzamy dane nabywcy i przedstawicieli, dane fakturowe, identyfikatory płatności i subskrypcji, status transakcji oraz dokumenty księgowe.

Korzystanie ze strony i usług: adres IP, daty i godziny zdarzeń, dane przeglądarki i urządzenia, identyfikatory sesji, odwiedzane adresy, logi błędów i bezpieczeństwa. Przy obsłudze cookies zapisujemy wybór użytkownika, identyfikator decyzji, czas, wersję informacji i dane potrzebne do wykazania, jaki wybór został dokonany. Identyfikatory i skróty techniczne nie są traktowane jako anonimowe, jeżeli można je powiązać z osobą.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, od Twojej organizacji lub upoważnionego użytkownika, z podłączonych systemów oraz w wyniku korzystania z usługi. W Sales Agencie źródłem mogą być także publiczne strony firm, rejestry, katalogi branżowe, wyniki wyszukiwania i dostawcy danych używani w danym wdrożeniu. Zakres danych w produktach opisujemy poniżej. Dane o osobie prowadzącej jednoosobową działalność mogą być danymi osobowymi, nawet jeśli występują pod nazwą firmy.

Zapytania, demo i zawarcie umowy: odpowiadamy na wiadomości, organizujemy prezentacje i przygotowujemy ofertę. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli działamy na żądanie osoby będącej przyszłą lub obecną stroną umowy. W przypadku przedstawicieli organizacji i pozostałej korespondencji podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz uzasadniony interes w komunikacji i prowadzeniu relacji biznesowych.

Realizacja usługi i wsparcie: zapewniamy konto, dostęp, licencję, konfigurację, realizację zgłoszeń i komunikację dotyczącą usługi. Stosujemy art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec osoby będącej stroną umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO wobec upoważnionych użytkowników i przedstawicieli klienta: interes w wykonaniu umowy z ich organizacją i prawidłowej obsłudze usługi.

Rozliczenia i obowiązki prawne: wystawianie i przechowywanie dokumentów, obowiązki podatkowe, rachunkowe i dotyczące fakturowania, w tym KSeF w mającym zastosowanie zakresie, opieramy na art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Obsługa płatności i subskrypcji opiera się również na art. 6 ust. 1 lit. b lub f, odpowiednio do relacji z osobą.

Bezpieczeństwo, niezawodność i roszczenia: zapobieganie nadużyciom, zarządzanie dostępem, diagnostyka, wyjaśnianie incydentów oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń służą naszym uzasadnionym interesom na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane ograniczamy do zakresu potrzebnego do danego celu. Dokumentowanie wymaganych zgód i wykonania obowiązków prawnych opieramy na art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwym obowiązkiem; odrębne zabezpieczenie dowodów dla roszczeń — na lit. f.

Własny marketing i kontakt handlowy: podstawą przetwarzania danych może być zgoda z art. 6 ust. 1 lit. a RODO albo, gdy spełnione są warunki jego zastosowania, uzasadniony interes z lit. f polegający na prezentacji własnej oferty właściwym kontaktom biznesowym. Niezależnie od podstawy z RODO uzyskujemy uprzednią zgodę na dany sposób komunikacji, gdy wymaga tego art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej lub inne właściwe prawo. Sprzeciw wobec marketingu kończy przetwarzanie w tym celu.

Opcjonalna analityka, reklama i funkcje wymagające zgody: stosujemy art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zasady opisane w części o cookies. Nie uzależniamy podstawowego korzystania ze strony od zgody na marketing. Nowy, odrębny cel przetwarzania wymaga oceny jego zgodności z prawem i przekazania odpowiedniej informacji przed rozpoczęciem przetwarzania.

W obszarze roboczym klienta mogą znajdować się nazwy firm, domeny, branże, lokalizacje i źródła, a także imiona i nazwiska kontaktów, funkcje zawodowe, służbowe adresy e-mail i telefony, statusy kwalifikacji, wyniki dopasowania, notatki, szanse sprzedażowe i historia komunikacji. Dopasowanie uwzględnia zapisane przez klienta kryteria, np. branżę, obszar i role kontaktów. Ocena firmy nie zawsze dotyczy osoby fizycznej; ocena kontaktu może stanowić profilowanie.

Po podłączeniu poczty lub kalendarza usługa może przetwarzać dane konta integracji, tokeny dostępu, nadawców i odbiorców, tematy i treść wiadomości, załączniki oraz dane wydarzeń, uczestników i dostępności — w zakresie uprawnień i funkcji uruchomionych przez klienta. Integrację można odłączyć, a uprawnienia cofnąć także u dostawcy konta. Nie usuwa to automatycznie informacji już zgodnie z prawem zapisanych w CRM, dokumentów księgowych ani danych przechowywanych przez dostawcę poczty.

Automatyzacja może przygotowywać szkice, porządkować zadania i, w odpowiednio uruchomionych trybach, wykonywać działania na zlecenie klienta. Publiczny adres e-mail, wysoki wynik dopasowania lub deklaracja użytkownika w aplikacji nie zastępują wymaganej podstawy prawnej, zgody na komunikację ani obowiązku respektowania sprzeciwu. Minimalne dane o rezygnacji mogą pozostać na liście blokującej kontakt, aby nie kierować kolejnych wiadomości do tej samej osoby.

CCA korzysta z wiadomości przekazanych w rozmowie w usłudze oraz z kontekstu udostępnionego mu w danym obszarze roboczym, np. zapisanych ustawień, Targetowania, stanu integracji i informacji diagnostycznych. Jego celem jest odpowiedź na pytanie i pomoc w obsłudze systemu. Gdy sprawa dotyczy danych powierzonych, działamy w granicach instrukcji klienta; obsługa własnej relacji wsparcia podlega zasadom z części 5.

Funkcje AI mogą przekazywać do dostawcy modelu, w szczególności OpenAI API, treść potrzebną do wykonania konkretnego zadania: pytanie, odpowiednie fragmenty rozmowy, wybrany kontekst, dane firmy lub kontaktu, tekst do opracowania i wynik diagnostyki. Korzystanie z API nie daje CCA dostępu do prywatnych rozmów na kontach ChatGPT, historii innych kont ani naszych rozmów rozwojowych. Własna rozmowa użytkownika z CCA w produkcie jest odrębnym zbiorem danych.

Przy pytaniu o firmę lub rynek CCA może wysłać ograniczone zapytanie do wyszukiwarki, w tym Brave Search API, oraz odczytać publiczną stronę wskazaną przez użytkownika lub znalezioną w wynikach. Dostawca wyszukiwania otrzymuje zapytanie i dane techniczne połączenia; odczytywana strona otrzymuje żądanie serwera. Do publicznego zapytania nie należy dołączać poufnej dokumentacji, pełnej rozmowy ani danych, które nie są potrzebne do wyszukiwania.

Treści AI mogą zawierać błędy. Możesz poprosić o wyjaśnienie, korektę danych i pomoc człowieka. Nie wykorzystujemy tej polityki jako zgody na trenowanie ogólnych modeli na treści Twoich wiadomości, CRM lub danych produkcyjnych. Zakres przekazania, retencję u dostawcy oraz ewentualne wykorzystanie do doskonalenia modeli trzeba określić w warunkach używanej integracji i umowie powierzenia przed jej uruchomieniem. Ta polityka nie obiecuje zerowego przechowywania danych przez każdego dostawcę AI.

Zależnie od wdrożonych modułów R‑TAPS może przetwarzać dane użytkowników i operatorów, ich identyfikatory, role, kwalifikacje, dostępność, przydziały pracy, wykonane operacje, czasy rozpoczęcia i zakończenia, zdarzenia jakościowe, autorów decyzji, właścicieli działań oraz historię zmian. Dokumenty i zdjęcia dotyczące jakości mogą zawierać informacje o osobach. Integracje z ERP, HR, ewidencją czasu pracy i innymi systemami mogą rozszerzać ten zakres zgodnie z konfiguracją klienta.

R‑TAPS służy planowaniu, rejestrowaniu wykonania, analizie jakości i organizacji pracy. Klient ustala, jakie dane pracowników są niezbędne, podstawy ich przetwarzania, uprawnienia odbiorców i okresy przechowywania. Jeżeli dane o absencji, badaniach lub innych okolicznościach ujawniają zdrowie albo inną szczególną kategorię danych, potrzebna jest także odpowiednia przesłanka z art. 9 RODO. Należy w pierwszej kolejności używać informacji o dostępności lub uprawnieniu do pracy zamiast diagnoz i zbędnej dokumentacji medycznej.

Raporty, prognozy, przydziały zasobów i rekomendacje mogą wspierać decyzje organizacyjne. Nie należy automatycznie utożsamiać wyniku procesu lub maszyny z oceną pracownika. Użycie systemu do decyzji o zatrudnieniu, wynagrodzeniu lub innych istotnych sprawach osoby wymaga od administratora odrębnej oceny prawnej, odpowiedniej informacji i zabezpieczeń, w tym realnego udziału człowieka, gdy jest wymagany. Ta polityka nie upoważnia do takiego zastosowania.

Jeżeli to FlowMind pozyskuje Twoje dane dla własnych celów z innego źródła niż od Ciebie, przekazujemy wymagane informacje, w tym kategorie danych i ich konkretne źródło, z informacją, czy jest publiczne. Robimy to w rozsądnym terminie, najpóźniej w ciągu miesiąca, a jeśli wcześniej kontaktujemy się z Tobą lub ujawniamy dane innemu odbiorcy — najpóźniej przy pierwszym takim kontakcie lub ujawnieniu, chyba że zachodzi udokumentowany wyjątek przewidziany prawem. Samo opublikowanie tej polityki nie zastępuje indywidualnego obowiązku z art. 14 RODO.

Gdy pozyskanie następuje w obszarze roboczym klienta, obowiązek informacyjny wykonuje właściwy administrator, a FlowMind pomaga zgodnie z umową powierzenia. Kontakt wskazany w części 2 umożliwia również zgłoszenie nieprawidłowego źródła lub danych.

Standardowe wyniki dopasowania i rekomendacje służą wspomaganiu pracy, a nie podejmowaniu przez FlowMind wobec Ciebie decyzji wyłącznie automatycznych wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki. Zabezpieczenie formularza może automatycznie ocenić ryzyko spamu i ograniczyć wysłanie wiadomości; można wtedy skorzystać z naszego adresu e-mail. Jeżeli konkretne wdrożenie ma obejmować decyzje podlegające art. 22 RODO, jego administrator musi wcześniej poinformować o zasadach, znaczeniu i konsekwencjach oraz zapewnić właściwą podstawę i prawa osoby. Samo nazwanie funkcji „AI” nie rozstrzyga, czy art. 22 ma zastosowanie.

Dostęp do danych mogą mieć upoważnieni pracownicy i współpracownicy FlowMind, dostawcy infrastruktury, hostingu, baz danych, poczty, zabezpieczeń i wsparcia, a także księgowość, doradcy i obsługa prawna — w zakresie potrzebnym do danego zadania. Dane otrzymują również uprawnione organy, gdy wynika to z prawa, oraz osoby upoważnione przez klienta w jego organizacji.

Na stronie internetowej wykorzystywane są usługi Vercel (hosting), Supabase (rejestr wyborów cookies), Resend (przesyłanie zgłoszeń z formularzy) oraz Google, w tym Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager i reCAPTCHA zgodnie z zasadami cookies. Sama obecność menedżera tagów nie oznacza zgody na wszystkie uruchamiane przez niego usługi.

W produktach odbiorcą danych może być dostawca aktywnej integracji: OpenAI przy funkcjach AI, Brave przy wyszukiwaniu, Google lub Microsoft przy poczcie i kalendarzach, inny wskazany przez klienta dostawca SMTP/IMAP, Stripe przy obsłudze płatności oraz KSeF i właściwe organy w zakresie fakturowania. Nie każda z tych usług jest aktywna w każdym środowisku. Dostawców hostingu aplikacji określamy dla konkretnego wdrożenia; hosting strony marketingowej nie przesądza o lokalizacji danych produktu.

Podmioty działające na nasze zlecenie są związane odpowiednimi warunkami przetwarzania. Niektórzy odbiorcy, np. banki, operatorzy płatności lub dostawcy kont wybrani przez użytkownika, mogą w części działać jako odrębni administratorzy. Ich polityki opisują te własne działania. Wykaz podmiotów przetwarzających dla wdrożenia i informacje o zmianach udostępniamy klientowi w ramach umowy powierzenia. Informację o odbiorcach własnych danych można uzyskać pod adresem z części 2. Nie sprzedajemy baz kontaktowych klientów.

Używamy cookies, localStorage i podobnych mechanizmów. Mechanizmy niezbędne obsługują m.in. sesję, bezpieczeństwo, zapis wyboru cookies oraz funkcje wyraźnie zamówione przez użytkownika. Ich stosowanie nie wymaga dodatkowej zgody w granicach wyjątku z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Jeżeli przetwarzają dane osobowe, stosujemy odpowiednią podstawę z części 5.

Mechanizmy opcjonalne obejmują funkcje dodatkowe, takie jak reCAPTCHA, analitykę odwiedzin Google Analytics i pomiar reklam Google Ads. Wariant przewidziany w tej polityce wymaga ich uruchamiania po udzieleniu właściwej zgody. Dotyczy to także przekazywania danych analitycznych lub reklamowych bez zapisu cookies: określenie „bez cookies” nie oznacza samo w sobie anonimowości ani zwolnienia z wymagań dotyczących zgody.

W panelu „Ustawienia cookies” można zaakceptować lub odrzucić kategorie opcjonalne i zmienić wybór. Wycofanie zgody jest możliwe w każdej chwili i nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Zgoda na analitykę lub reklamę nie jest warunkiem zawarcia umowy. Formularz kontaktowy powinien pozostać dostępny z podstawowym zabezpieczeniem antyspamowym, gdy użytkownik nie zgadza się na reCAPTCHA; alternatywą jest kontakt e-mail.

Stosowane na stronie klucze flowmind_cookie_consent i flowmind_consent_id zapisują wybór i jego identyfikator w localStorage. Dane te pozostają w przeglądarce do usunięcia lub zastąpienia. Pozostałe nazwy mechanizmów, dostawców, cele i okresy działania muszą być dostępne w aktualnej deklaracji cookies w panelu ustawień przed wyrażeniem zgody. Czas życia cookies w urządzeniu jest odrębny od okresu przechowywania danych na serwerze.

Można także usuwać lub blokować zapis w ustawieniach przeglądarki. Usunięcie niezbędnych danych sesji może spowodować wylogowanie lub utratę preferencji. Zewnętrzne strony otwierane z linków stosują własne zasady prywatności.

Dostawcy międzynarodowi mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Transfer może obejmować także dostęp personelu wsparcia z państwa trzeciego, nawet gdy serwer znajduje się w Europie. Instalacja lokalna nie wyklucza transferu, jeżeli użytkownik włączy zewnętrzną integrację.

Transfer wymaga odpowiedniej podstawy z rozdziału V RODO. Może nią być decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, jeżeli obejmuje danego odbiorcę i przekazanie, albo standardowe klauzule umowne z oceną warunków transferu i dodatkowymi środkami ochrony, gdy są potrzebne. Nie zakładamy, że każdy amerykański dostawca jest objęty decyzją o odpowiednim stopniu ochrony. W pozostałych przypadkach można zastosować jedynie właściwy mechanizm dopuszczony przez RODO.

Informacje o państwach przetwarzania, podstawie konkretnego transferu i sposobie uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń można otrzymać na kontakt@flowmind.technology. Dla danych powierzonych ustalenia te są elementem dokumentacji danego wdrożenia i dalszego powierzenia, dostępnym klientowi przed uruchomieniem właściwego przetwarzania.

Czas przechowywania zależy od zbioru i celu. Nie przechowujemy wszystkich danych konta wyłącznie dlatego, że jeden dokument musi pozostać na potrzeby księgowe lub dowodowe. Po zakończeniu celu dane usuwamy lub nieodwracalnie anonimizujemy, chyba że istnieje odrębna podstawa dalszego przechowywania.

Zapytania i wsparcie: przez czas obsługi sprawy oraz niezbędnego kontaktu po jej zamknięciu. Jeżeli materiały stanowią dowód wykonania umowy lub sporu, przechowujemy tylko potrzebny zakres do końca odpowiedniego okresu przedawnienia lub prawomocnego zakończenia sprawy. Okres zależy m.in. od rodzaju roszczenia i zdarzeń wpływających na bieg przedawnienia.

Konto i dane powierzone: przez okres świadczenia usługi i uzgodnionej obsługi jej zakończenia. Po zakończeniu powierzenia zwracamy lub usuwamy dane zgodnie z wyborem administratora i umową, z wyjątkiem obowiązkowego przechowywania wynikającego z prawa. Termin eksportu, usunięcia danych aktywnych oraz wygaszenia kopii zapasowych określa dokumentacja wdrożenia. Kopie służą odtworzeniu po awarii, a nie przedłużaniu zwykłego używania usuniętych danych.

Rozliczenia: dokumenty podatkowe, księgowe i faktury przechowujemy przez okresy wymagane właściwymi przepisami, liczone od wskazanych w nich zdarzeń, np. końca roku lub terminu płatności podatku. Usunięcie konta nie uchyla tych obowiązków. Przechowywanie dokumentu przez KSeF lub innego odrębnego administratora podlega jego obowiązkom, a nie terminowi zamknięcia konta w FlowMind.

Marketing: do cofnięcia zgody lub sprzeciwu, ustania celu albo stwierdzenia, że dane są nieaktualne, zależnie od podstawy i wcześniejszego zdarzenia. Minimalną informację o sprzeciwie lub rezygnacji możemy zachować tak długo, jak jest potrzebna do skutecznego zapobiegania ponownemu kontaktowi oraz wykazania wykonania żądania.

Logi i dowody zgód: logi bezpieczeństwa i diagnostyki przez okres potrzebny do wykrycia oraz wyjaśnienia błędów i incydentów, następnie jedynie wyodrębnione dowody konkretnej sprawy, jeśli jest to uzasadnione. Rejestr wyborów cookies na stronie jest przechowywany przez 3 lata od decyzji, a dłużej tylko w niezbędnym zakresie, jeżeli wymaga tego konkretny obowiązek lub tocząca się sprawa. Parametry retencji danych analitycznych i terminy działania cookies są określane w konfiguracji danej usługi i deklaracji cookies.

Informację o okresie lub kryteriach przechowywania konkretnego zbioru można uzyskać, kontaktując się z nami. W przypadku danych powierzonych odpowiedź uzgadniamy z ich administratorem.

Na warunkach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia dotyczy danych dostarczonych przez Ciebie, przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy; nie obejmuje automatycznie wszystkich analiz i ocen wytworzonych przez system.

Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, także związanego z nim profilowania. Wtedy kończymy przetwarzanie do tego celu. Wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; ocenimy go zgodnie z art. 21 RODO. Jeżeli podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na wcześniejszą zgodność przetwarzania z prawem.

W przypadkach objętych art. 22 RODO przysługuje ochrona przed wyłącznie automatycznymi decyzjami wywołującymi skutki prawne lub podobnie istotne skutki oraz odpowiednie zabezpieczenia, w tym możliwość zakwestionowania decyzji, wyrażenia stanowiska i uzyskania interwencji człowieka, gdy przewidują to przepisy.

Wyślij żądanie na kontakt@flowmind.technology. Jeżeli mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, możemy poprosić o niezbędne dodatkowe informacje; nie wymagamy automatycznie pełnej kopii dokumentu tożsamości. Co do zasady odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Przy złożonych lub licznych żądaniach termin może być przedłużony o dwa miesiące, o czym wraz z przyczyną poinformujemy w pierwszym miesiącu. Zasadniczo żądania realizujemy bezpłatnie; wyjątki dotyczące opłat lub odmowy wynikają z art. 12 ust. 5 RODO.

Jeżeli dane są przetwarzane na zlecenie Twojego pracodawcy lub innego klienta, możesz skierować żądanie do niego. Gdy otrzymamy je my, pomożemy ustalić administratora i wykonamy obowiązki wynikające z umowy powierzenia. Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl) albo innego właściwego organu nadzorczego, w szczególności w państwie zwykłego pobytu, pracy lub domniemanego naruszenia w UE/EOG. Kontakt z nami nie jest warunkiem złożenia skargi.

Przy rejestracji odróżniamy akceptację regulaminu od informacji o prywatności i od dobrowolnych zgód. Udostępniamy tę politykę przed zebraniem danych. Ewentualne potwierdzenie zapoznania się z nią nie jest zgodą na dowolne przetwarzanie. Przetwarzanie niezbędne do świadczenia usługi lub wykonania obowiązków prawnych opieramy na właściwej podstawie, a zgody na cele opcjonalne zbieramy odrębnie. Upoważnienie do integracji i umowa powierzenia również nie zastępują wymaganych zgód osób, których dane dotyczą.

Podanie danych jest zasadniczo dobrowolne. Dane oznaczone jako wymagane przy rejestracji, zapytaniu lub zamówieniu są jednak potrzebne do obsługi danej czynności; bez nich możemy nie utworzyć konta, nie udzielić odpowiedzi lub nie wykonać usługi. Niektóre dane rozliczeniowe wymagane są prawem. Pola opcjonalne można pozostawić puste.

Odmowa opcjonalnych cookies lub marketingu nie pozbawia podstawowej usługi. Odłączenie poczty, kalendarza lub dostawcy AI ogranicza funkcje wymagające tej integracji. W przypadku pracowników klienta zakres obowiązkowych danych i konsekwencje ich niepodania wyjaśnia ich pracodawca lub inny właściwy administrator.

Dobieramy środki techniczne i organizacyjne do ryzyka oraz modelu wdrożenia. Obejmują one zarządzanie uprawnieniami, poufność osób z dostępem, ochronę połączeń i danych uwierzytelniających, rejestrowanie zdarzeń, aktualizacje i procedury kopii zapasowych oraz reagowania na incydenty, w zakresie odpowiedzialności FlowMind. Żaden system nie daje gwarancji absolutnego bezpieczeństwa. Szczegóły odpowiedzialności stron w instalacji lokalnej lub hostowanej określa umowa.

Nie przesyłaj do CCA ani otwartych formularzy haseł, kluczy API, pełnych danych kart ani zbędnych informacji wrażliwych. Sekrety integracji wprowadzaj wyłącznie przez przeznaczone do tego mechanizmy konfiguracji. Dane szczególnych kategorii i dane dotyczące wyroków nie należą do standardowego zakresu prospektingu; ich przetwarzanie wymaga osobnego uzasadnienia prawnego i uzgodnienia zakresu.

Produkty są kierowane do użytkowników biznesowych, a nie do dzieci. Jeżeli stwierdzimy, że zebrano niepotrzebne dane dziecka, podejmiemy działania w celu ograniczenia przetwarzania i ich usunięcia, z uwzględnieniem obowiązków prawnych.

Aktualną wersję publikujemy na naszej stronie z oznaczeniem wersji i datą aktualizacji. O istotnych zmianach dotyczących aktywnej usługi informujemy odpowiednio do ich znaczenia, np. w aplikacji lub e-mailem. Jeżeli zmiana wymaga nowej zgody, uzyskujemy ją przed rozpoczęciem odpowiedniego przetwarzania. Samo dalsze korzystanie ze strony nie jest zgodą na nowe cele marketingowe ani opcjonalne cookies.

Polityka jest przygotowana w języku polskim, angielskim, hiszpańskim i chińskim tradycyjnym (zh-TW). Wersje mają przekazywać te same informacje. Rozbieżności można zgłaszać na kontakt@flowmind.technology. Żadna wersja językowa nie ogranicza praw wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów właściwych dla danej osoby i przetwarzania.